TechTip 2: Zaakvoerders; opgelet voor de cadeau’s onder de kerstboom!

Als IT partner van meer dan 400 KMO’s in de regio Kempen hebben we een goed beeld van waar de zaakvoerders en IT verantwoordelijken op informaticavlak mee bezig zijn. In de maandelijkse TechTip geven we U graag een synthese hiervan weer. Misschien inspireert het U voor het IT beleid binnen Uw organisatie?

Deze maand staan we even stil bij MDM (Mobile Device Management) en BYOD (Bring Your Own Device), ofwel het beheer van de vele mobiele toestellen die op Uw kantoor aanwezig zijn. Deze toestellen kunnen eigendom zijn van Uw bedrijf maar ook privé eigendom zijn van de werknemers of van bezoekers.
Elke zaakvoerder kiest voor zijn bedrijf of hij al dan niet een GSM ter beschikking stelt voor zijn medewerkers, dit afhankelijk van het feit of dit nodig/nuttig is voor het uitvoeren van de job.

Een trend die we zien is dat medewerkers vaak niet meer tevreden zijn met het mobiele toestelletje dat ze van hun baas ter beschikking krijgen.
Vermoedelijk lagen er de voorbije weken heel wat smartphones, iPhones en Tablets onder de kerstboom … en deze toestellen worden vaak meegenomen en gebruikt op kantoor. Hoe gaan we hier mee om?

De trend op zich is niet nieuw. In het IT landschap zien we zeer vaak dat trends die zich in de USA manifesteren 2 jaar nadien in Nederland en 4 jaar nadien in België doorbreken. Uit de ervaring in deze landen kunnen we interessante lessen trekken. De bedreigingen die onderzocht zijn kunnen ingebeeld worden in 4 hoofdcategorieën.

  • Productiviteitsverlaging
    bvb. verlies aan arbeidstijd
  • Inbreuken op contractuele verplichtingen van het bedrijf
    bvb. een bedrijf verplicht zich ertoe om bepaalde gegevens confidentieel te behandelen maar worden toch buiten de firma gebracht
  • Verborgen kosten
    bvb. het downloaden van muziek en films tijdens kantooruren waardoor internetverbinding vertraagt
  • Data verlies
    bvb. gegevens die op de mobiele toestellen bewaard worden in plaats van op de server met als gevolg dat ze niet geback-upt worden.

Specifiek voor de Belgische markt staan we even stil bij de volgende aspecten:

  • Fiscaal
    Voor het gebruik van een toestel wordt er een voordeel alle aard aangerekend. Hiervoor kan uw accountant of sociaal secretariaat de juiste informatie verschaffen.
  • Licenties
    U bent als zaakvoerder verantwoordelijk voor de software en gegevens die op de PC’s, tablets, etc. staan. In het verleden hebben we gevallen gezien dat bij controle door de overheid vastgesteld werd dat er voor duizenden euro’s illegale software op de laptop van een werknemer stond.

U heeft er alle belang bij om deze situaties te vermijden. Met de juiste software en beveiligingsinstellingen kan dit bovendien zeer eenvoudig en goedkoop voorkomen worden.

  • Opslag van gegevens
    De meeste bedrijven zijn uitgerust met een professionele backup. Deze neemt elke nacht een kopij van de gegevens die op de server staan. Maar wat met de gegevens die op de laptop staan? Het zou niet de eerste laptop zijn die gestolen wordt … En wat met de gegevens die op de privé tablet of smartphone staan van een werknemer waar U afscheid van dient te nemen? Ook voor deze situaties kan zeer eenvoudig een preventieve oplossing geboden worden.

Concreet advies:

  • – Tracht IT Policy op te maken die overeenkomt met arbeidsreglement. Een eenvoudige toevoeging van één artikel in het arbeidscontract is naar onze mening niet voldoende. U heeft meer baat met duidelijke afspraken die preventief werken.
  • – Op technisch vlak dient het netwerk beveiligd te zijn en dient er een software geïnstalleerd te worden die de bedrijfsgegevens op de verschillende toestellen verwijderd op het moment dat dit nodig zou zijn.

Deze onderwerpen zijn vaak een gevoelige materie omdat het onderlinge vertrouwen dat onontbeerlijk aanwezig is binnen de KMO’s tussen de zaakvoerders en zijn naaste medewerkers niet in het gedrang mag komen door een eventueel “ongemakkelijk” gesprek.
Comitor heeft een uitgebreide ervaring om hierover met rationele argumenten te communiceren met de medewerkers van onze klanten. Wij helpen U hier graag mee verder. (Comitor is trouwens een anagram voor Communicatie – ITOrganisatie)

Meer informatie?
EOS 50D_2797-3 (Kopie)Comitor BVBA
Jan Huybrechts
Nijverheidsstraat 8
2390 Malle
Tel 03/321.20.10
Mail: jan.huybrechts@comitor.be
Web: www.comitor.be