Fiscotip 13: Elektronische facturatie steeds makkelijker, maar toch …

Sinds 1/1/2013 wordt de elektronische factuur volledig gelijkgeschakeld met een factuur op papier. De fiscus licht de nieuwe regels nu toe in een uitgebreide circulaire en hecht daarbij veel belang aan een bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen de factuur en de onderliggende handeling aantoont.

Algemeen

Elektronisch factureren is in België toegestaan mits:

  1. men de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud, en de leesbaarheid van de e-factuur garandeert en dit vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot op het einde van de verplichte bewaringstermijn;
  2. de afnemer de e-factuur aanvaardt; de aanvaarding is niet gebonden aan één of meer vormvoorwaarden of modaliteiten, zij kan m.a.w. zowel uitdrukkelijk als stilzwijgend.

De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de e-factuur worden gewaarborgd. Hij kan daarbij beroep doen op de geavanceerde of de gekwalificeerde elektronische handtekening, een bepaalde EDI-toepassing of eendr welke andere technologie. Er is dus een enorme vrijheid op dit vlak. En de wet verduidelijkt: “Elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van een goed of een dienst aantoont, kan worden gebruikt om deze waarborg te leveren.”

Bedrijfscontrole

In een recente circulaire gaat de Administratie wat dieper in op de twee voormelde basisvoorwaarden. Maar zij schenkt ook extra veel aandacht die “bedrijfscontrole”.

Hoewel de wet deze bedrijfscontrole ziet als een element om de waarborg van authenticiteit en integriteit te bewijzen, komt het ons voor dat de fiscus dit als een bijkomende verplichting ziet.

De e-factuur mag in principe volgens gelijk welke technologie worden opgemaakt als die maar de voormelde waarborgen biedt. Maar zelf al gebruikt men “hoogtechnologische” oplossingen (zoals de geavanceerde of de gekwalificeerde elektronische handtekening, een bepaalde EDI-toepassing of een andere technologie) , dan nog verlangt de administratie dat men de werkelijkheid van de handeling achter de factuur aantoont, bijv. door gebruik te maken van elke mogelijke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert.

Controlespoor

De door de belastingplichtige opgezette bedrijfscontrole moet een betrouwbaar controlespoor tussen handeling en factuur opleveren.

Een “controlespoor” kan in boekhoudkundig opzicht worden omschreven als een met bewijsstukken gestaafde transactiestroom vanaf de aanvang ervan, bijv. het kooporder, tot en met de voltooiing ervan, bijv. de registratie in de jaarrekening, en omgekeerd, met koppelingen tussen de verschillende documenten opgemaakt in de loop van het transactieproces. Bestanddelen van een controlespoor zijn: brondocumenten of -bestanden, een lijst van de verwerkte transacties en een systeem van transactie-nummering dat toelaat om steeds terug te koppelen naar het brondocument of -bestand.

Een controlespoor is betrouwbaar wanneer:

  1. het verband tussen bewijsstukken en verwerkte transacties gemakkelijk te volgen is (waar men beschikt over voldoende gegevens om de documenten met elkaar in verband te brengen);
  2. het de vermelde procedures naleeft, en
  3. het de processen weerspiegelt die werkelijk hebben plaatsgevonden.

Voor de btw is een controlespoor slechts betrouwbaar indien het geheel van deze bewijsstukken en van alle bestaande koppelingen en links tussen die documenten toelaat om hun onderling verband op afdoende wijze na te gaan, hetgeen moet waarborgen dat de uitgereikte factuur een handeling weerspiegelt die werkelijk heeft plaatsgevonden.

De fiscus erkent weliswaar dat geen enkele bedrijfscontrole op zich hét sluitstuk is waarmee de authenticiteit van herkomst en de integriteit van inhoud worden gewaarborgd. De waarborgen van authenticiteit, integriteit en leesbaarheid kunnen in beginsel maar worden geboden met behulp van een veelheid aan gelieerde bedrijfscontroles, waarvan elk zijn specifiek belang heeft.

De administratie beschrijft in haar circulaire uitgebreid hoe men dergelijke processen kan invoeren, testen en verbeteren.

Fiscotip: Elektronisch factureren op zich is nog aan weinig regels gebonden, maar hou er rekening mee dat de administratie min of meer verwacht dat iedere onderneming een bedrijfscontrole invoert die een betrouwbaar controlespoor tussen de handeling en de factuur moet aantonen. Deze bedrijfscontrole lijkt de zaken dan weer te bemoeilijken.

 

HansPhilipsHans Philips

hans.philips@vhg.be

Frame 21, Herentals

Van Havermaet Groenweghe