Fiscotip 12: Forfaitaire dagvergoeding voor buitenlandse dienstreizen

Werknemers en bedrijfsleiders die in opdracht van hun werkgever of vennootschap verplaatsingen maken naar het buitenland worden vaak geconfronteerd met bijkomende kosten die in principe ten laste zouden moeten vallen van hun werkgever of vennootschap. Wanneer een onderneming aan haar werknemers en bedrijfsleiders in het kader van dergelijke buitenlandse opdrachten dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen toekent, kunnen deze vergoedingen onder bepaalde voorwaarden en binnen bepaalde grenzen als een niet-belastbare terugbetaling van een eigen kost van de werkgever of vennootschap worden aangemerkt.

 

Voorwaarden

De belangrijkste voorwaarden zijn de volgende

  • het moet gaan om werknemers en bedrijfsleiders die hoofdzakelijk een sedentaire beroepswerkzaamheid uitoefenen en in het kader daarvan eenmalig, occasioneel of zelfs regelmatig naar het buitenland reizen; zij die vrijwel dagelijks naar het buitenland reizen kunnen er niet van genieten;
  • de toekenning van de forfaitaire verblijfsvergoedingen mag niet tezelfdertijd worden gecombineerd met de terugbetaling van maaltijdkosten en kleine uitgaven op basis van bewijsstukken;
  • de toekenning of betaling wordt onderbroken in geval van definitieve vestiging van de betrokken werknemer of bedrijfsleider in het buitenland.

Grensbedragen

Zowel de fiscus als de RSZ aanvaarden dat de forfaitaire dagvergoedingen onbelast blijven voor zover ze niet meer bedragen dan wat de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking aan haar ambtenaren betaalt. Ter zake wordt volgend onderscheid gemaakt:

 

  • bij korte dienstreizen (min. 10 uur en max. 30 dagen) mag men dezelfde vergoedingen betalen als aan ambtenaren “carrière hoofdbestuur” (tabel “categorie 1”)
  • bij lange dienstreizen (meer dan 30 opeenvolgende dagen en max. 24 maanden) mag men dezelfde vergoedingen betalen als aan ambtenaren “op post” (tabel “categorie 2”)

 

De tabellen worden jaarlijks aangepast en de nieuwe tabel geldt vanaf 1 april 2014. Ziehier enkele voorbeelden:

 

Landen Bedragen categorie 1 Bedragen categorie 2
Duitsland 93 56
Frankrijk 95 57
Luxemburg 92 55
Nederland 93 56
USA 105 63

 

Let wel: het volledige bedrag (zie tabel) mag worden betaald voor elke volle dag van afwezigheid. Daarmee wordt bedoeld een dag tussen twee overnachtingen op buitenlandse opdracht. De dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer wordt ten belope van de helft in aanmerking genomen.

 

Fiscotip: U kan als werkgever of vennootschap aan uw werknemer of bedrijfsleider forfaitaire dagvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen betalen. Respecteert u de voornoemde voorwaarden en grensbedragen dan blijven die vergoedingen onbelast bij de werknemer of bedrijfsleider.

 

 

HansPhilipsHans Philips

hans.philips@vhg.be

Frame 21, Herentals

Van Havermaet Groenweghe