Maandagmorgen 16 januari gaat The Fresh Conference 2017 van start, een jaarlijkse hoogmis voor wie actief is als meetingplanner en –organisator. Het 2-daagse congres vindt op 5 locaties tegelijk plaats: Brussel, Den Haag, Londen, Lissabon en Torun (Polen). Abbit Meeting Support uit Turnhout linkt de 5 locaties aan mekaar met een voor de sector nieuw concept.

“Vroeger was het zo dat je voor een conferentie in verschillende landen, veelal een partner van ter plaatse moest inschakelen”, legt Maarten Vanneste van Abbitt uit. “Het vroeg veel overleg, bijvoorbeeld over de gebruikte software, om een soort van videoconferentie tot stand te brengen. Door technologische innovatie wordt de elektronica in onze sector steeds compacter zodat die ook steeds mobieler wordt. We zijn rond gaan zoeken en stelden een pakket samen waarmee we onze technici met een valies en een rugzak op het vliegtuig zetten en hij ter plaatse de hele technische ondersteuning kan doen.”

Super compact
In het pakket met super compacte technologie, dat de naam MultiHub kreeg, zitten 2 laptops, microfoons, geluidsboxen, extra verlichting, camera’s, een videomenger, enz. “Onze medewerker heeft niet langer dan 1 tot anderhalf uur nodig om alles op te stellen. We werken nu aan een kostprijs die slechts 1/3de is tegenover vroeger”, aldus nog Maarten Vanneste. In het concrete geval van The Fresh Conference zijn er op elke locatie sprekers, panels, een moderator, een votingsysteem en een publiek van in totaal zo’n 200 mensen die vanop elke locatie alles kunnen volgen.

De innovatie werd vorig jaar al getest en gebruikt tijdens een gelijktijdige conferentie in Hongkong, Seoul, Londen en Buenos Aires, dus gespreid over 3 continenten. “We krijgen internationale interesse voor deze innovatie”, zegt Vanneste. “In Japan hebben we al mensen opgeleid en nu komt er ook een vraag vanuit de Verenigde Staten. Daar wil iemand ons vertegenwoordigen en we gaan er ook pakketten klaar zetten.”